Một vài suy nghĩ về công tác văn thư điện tử

Tác giả: Nguyễn Lương Bằng

Trong hoạt động thông tin, con người thường vẫn dùng văn bản (tài liệu chữ viết) làm phương tiện trao đổi thông tin, tuy nhiên với thời đại mới, thời đại kỹ thuật số, văn bản, tài liệu… đều được chuyển sang số hóa, hay nói cách khác là tài liệu điện tử. Vì vậy đã hình thành nên khái niệm mới “văn bản điện tử”.

qd

Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (theo Điều 3, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước).

Văn thư điện tử là văn bản, tài liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp hiện nay. Nói một cách rộng hơn, văn thư điện tử là vật mang tin và phương tiện xử lý thông tin điện tử trong công tác quản lý.

Công tác văn thư điện tử là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, tài liệu điện tử phục vụ công tác quản lý và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bao gồm toàn bộ các công việc về tạo lập thông điệp dữ liệu, số hóa tài liệu, ban hành văn bản và tổ chức quản lý văn bản, giải quyết văn bản điện tử hình thành trong hoạt động tại các cơ quan, tổ chức (cơ quan

Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang… gọi chung là cơ quan).
Công tác văn thư điện tử là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, là một dạng hoạt động của bộ máy quản lý, gắn liền với công tác quản lý. Vì vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý.

Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Vì vậy việc ban hành, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong môi trường mạng bằng phương pháp khoa học, trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu của các cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư điện tử là một nội dung quan trọng trong triển khai một cửa điện tử, cổng thông tin điện tử, phát triển Chính phủ điện tử, xây dựng nền hành chính hiện đại.

Công tác văn thư điện tử có nhiều ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan:

Thứ nhất, công tác văn thư điện tử giúp cung cấp thông tin cho các cơ quan, tổ chức một cách nhanh chóng, chính xác. Các văn bản, tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được trao đổi trong môi trường mạng giúp cho thông tin được truyền tải nhanh chóng, rút ngắn thời gian xử lý công việc.

Thứ hai, làm tốt công tác văn thư điện tử góp phần minh bạch thông tin, tạo sự kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, tổ chức và công dân.

Thứ ba, công tác văn thư điện tử giúp các cơ quan, tổ chức tiết kiệm về thời gian, chi phí hoạt động. Việc quản lý, giải quyết văn bản, tài liệu điện tử được diễn ra trong môi trường mạng, do đó nó góp phần tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, tiết kiệm thời gian tiếp nhận, chuyển giao, tra cứu thông tin văn bản…Đồng thời việc sử dụng chữ ký số để thực hiện những giao dịch điện tử cho phép rút ngắn thời gian giải quyết công việc. Vì vậy, công tác văn thư điện tử giúp cho các cơ quan, tổ chức tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động.

Thứ tư, công tác văn thư điện tử góp phần cải cách hành chính, tiến tới xây dựng một nền hành chính hiện đại, cụ thể là ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước; các giao dịch của các cơ quan hành chính Nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên

Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ cao; ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính Nhà nước, giữa các cơ quan hành chính Nhà nước với nhau, và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công, xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính…

Vì vậy, công tác văn thư điện tử có vị trí và ý nghĩa rất quan trọng, do đó các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cần quan tâm nhiều hơn nữa trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này để các cơ quan, tổ chức dễ dàng thực hiện. Bên cạnh đó, việc phát triển văn thư điện tử sẽ góp phần tinh gọn bộ máy Nhà nước, thúc đẩy phát triển nền hành chính công tiên tiến, hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của xã hội./.

Gửi phản hồi

Tin tức khác